L'IA de recrutement et de planification du personnel est-elle à haut risque au sens de l'AI Act ?

Oui, dans de nombreux cas. L'AI Act européen classe à haut risque l'IA utilisée pour recruter et sélectionner du personnel, pour décider d'une promotion ou d'un licenciement, pour attribuer des tâches en fonction du comportement individuel ou de traits personnels, et pour surveiller ou évaluer les salariés. Pour les distributeurs de mode qui recrutent massivement du personnel saisonnier en magasin et recourent de plus en plus à la planification algorithmique des horaires, c'est la partie du règlement la plus susceptible de créer de véritables obligations. Les règles s'appliquent à ces systèmes à partir du 2 décembre 2027.

Quels outils RH l'AI Act considère-t-il comme à haut risque ?

Le point 4 de l'annexe III porte sur l'emploi, la gestion de la main-d'œuvre et l'accès à l'emploi indépendant. Il vise deux groupes de systèmes. Le premier, au point 4 a), couvre l'IA destinée au recrutement ou à la sélection, en particulier pour diffuser des offres d'emploi ciblées, analyser et filtrer les candidatures et évaluer les candidats. Le second, au point 4 b), couvre l'IA destinée à prendre des décisions influant sur les conditions des relations de travail, la promotion ou la résiliation des contrats, à attribuer des tâches en fonction du comportement individuel ou de traits ou caractéristiques personnels, et à surveiller et évaluer les performances et le comportement des salariés.

La distinction entre les lignes consacrées à la planification est importante. Un outil de planning qui ajuste les effectifs à une prévision de fréquentation est un outil de planification. Dès lors que ce même outil décide quel salarié obtient quel créneau en fonction de ses indicateurs individuels, il se rapproche du point 4 b) de l'annexe III. La classification dépend de la finalité prévue décrite par le fournisseur et de l'usage que le distributeur fait réellement du système.

Qu'est-ce qui est déjà interdit au travail ?

L'article 5 s'applique depuis le 2 février 2025. Son point f) interdit les systèmes d'IA qui déduisent les émotions d'une personne physique sur le lieu de travail et dans les établissements d'enseignement, sauf si le système est destiné à des raisons médicales ou de sécurité. Pour les magasins, cela exclut les outils qui analysent les expressions faciales ou la voix des salariés pour en déduire leur implication, leur stress ou leur amabilité envers les clients.

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Que doit faire un employeur qui déploie une IA RH à haut risque ?

La plupart des distributeurs seront des déployeurs d'IA RH achetée auprès d'éditeurs de logiciels. L'article 26 fixe leurs obligations, qui s'appliquent aux systèmes de l'annexe III à partir du 2 décembre 2027 :

1. Utiliser le système conformément à la notice du fournisseur, avec des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
2. Confier le contrôle humain à des personnes disposant des compétences, de la formation et de l'autorité nécessaires, et leur apporter le soutien requis.
3. Maîtriser les données d'entrée lorsque l'employeur les fournit, afin qu'elles soient pertinentes et suffisamment représentatives au regard de la finalité.
4. Surveiller le fonctionnement et, si le système est susceptible de présenter un risque, en informer le fournisseur et suspendre son utilisation ; signaler les incidents graves.
5. Conserver les journaux générés automatiquement sous le contrôle de l'employeur pendant au moins six mois, sauf disposition légale contraire.
6. Informer les représentants du personnel et les salariés concernés avant la mise en service du système sur le lieu de travail.
7. Informer les candidats et les salariés lorsqu'un système à haut risque prend ou aide à prendre des décisions les concernant.
8. Utiliser les informations du fournisseur pour réaliser, le cas échéant, une analyse d'impact relative à la protection des données au titre du RGPD.

Pourquoi le report à 2027 ne signifie-t-il pas qu'il faut attendre ?

L'AI Omnibus a reporté les obligations de l'annexe III du 2 août 2026 au 2 décembre 2027. Les avocats en droit du travail de Cuatrecasas mettent en garde contre une lecture de ce report comme une pause. L'article 22 du RGPD restreint déjà les décisions concernant les salariés fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets significatifs, et plusieurs États membres accordent déjà aux représentants du personnel des droits d'information sur les algorithmes. Leur exemple : le statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores) donne aux représentants du personnel le droit d'être informés des algorithmes qui affectent les conditions de travail, et le code du travail portugais contient des obligations d'information similaires.

L'AI Act constitue en outre un socle minimal. Les États membres et les conventions collectives peuvent fixer des règles plus strictes pour l'IA au travail, et Cuatrecasas relève que les conventions collectives abordent de plus en plus l'IA. Les distributeurs présents dans plusieurs pays doivent donc s'attendre à des variations nationales dans les obligations de consultation, même une fois que les règles harmonisées du règlement s'appliqueront.

Comment un distributeur de mode doit-il se préparer ?

Trois étapes placent une entreprise dans une position défendable bien avant décembre 2027 :

• Inventorier l'IA RH. Inclure les fonctionnalités intégrées aux logiciels de suivi des candidatures, de gestion des effectifs et de clienteling, et pas seulement les outils autonomes.
• Demander aux fournisseurs leur classification. Obtenir l'avis du fournisseur sur le rattachement du système à l'annexe III, sa finalité prévue et les journaux et la documentation qu'il mettra à disposition.
• Intégrer le contrôle humain dans l'organisation des magasins. Décider qui peut passer outre une présélection ou un planning établis par l'IA, comment les candidats peuvent demander un réexamen humain et comment les responsables de magasin sont formés.

Les pics saisonniers méritent une attention particulière. Lorsqu'un distributeur trie des milliers de candidatures pour les fêtes de fin d'année, la tentation de laisser le classement tourner sans contrôle est la plus forte, tout comme le risque d'exclure systématiquement certains groupes parce que les données historiques de recrutement reflétaient des biais passés. Des données d'entrée représentatives et un véritable réexamen humain sont à la fois des exigences légales et les garde-fous pratiques contre ce résultat.

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Qu'en est-il de l'IA qui se contente d'aider les managers ?

Les outils d'assistance, comme la rédaction de fiches de poste ou la synthèse de notes d'entretien, ne figurent généralement pas à l'annexe III, car ils n'analysent, ne filtrent ni n'évaluent eux-mêmes les candidats. La frontière est fonctionnelle et non technique : si un manager s'appuie sur les résultats de l'outil pour classer des personnes, l'usage peut être devenu à haut risque, quelle que soit la manière dont l'éditeur le commercialise.