L'IA per il recruiting e la pianificazione dei turni è ad alto rischio secondo l'AI Act UE?

Sì, in molti casi. L'AI Act UE classifica come ad alto rischio l'IA usata per assumere e selezionare il personale, per decidere su promozioni o cessazioni, per assegnare compiti in base al comportamento individuale o a caratteristiche personali e per monitorare o valutare i lavoratori. Per i retailer di moda, che assumono personale stagionale per i negozi su larga scala e usano sempre più spesso la pianificazione algoritmica dei turni, è questa la parte del regolamento che con maggiore probabilità crea obblighi concreti. Le norme si applicano a questi sistemi dal 2 dicembre 2027.

Quali strumenti HR l'AI Act considera ad alto rischio?

Il punto 4 dell'allegato III riguarda occupazione, gestione dei lavoratori e accesso al lavoro autonomo. Indica due gruppi di sistemi. Il primo, punto 4(a), riguarda l'IA destinata al recruiting o alla selezione, in particolare la pubblicazione di annunci di lavoro mirati, l'analisi e il filtraggio delle candidature e la valutazione dei candidati. Il secondo, punto 4(b), riguarda l'IA destinata a prendere decisioni che incidono sulle condizioni dei rapporti di lavoro, sulla promozione o sulla cessazione dei contratti, ad assegnare compiti in base al comportamento individuale o a tratti o caratteristiche personali e a monitorare e valutare le prestazioni e il comportamento dei lavoratori.

La distinzione nelle righe sulla pianificazione è importante. Uno strumento di pianificazione dei turni che adegua l'organico a una previsione di affluenza è uno strumento di pianificazione. Quando lo stesso strumento decide quale dipendente ottiene quale turno in base alle sue metriche individuali, si avvicina all'allegato III 4(b). La classificazione dipende dalla finalità prevista descritta dal fornitore e da come il retailer usa effettivamente il sistema.

Che cosa è già vietato sul lavoro?

L'articolo 5 si applica dal 2 febbraio 2025. La sua lettera (f) vieta i sistemi di IA che deducono le emozioni di una persona fisica sul luogo di lavoro e negli istituti di istruzione, salvo che il sistema sia destinato a motivi medici o di sicurezza. Per i negozi, ciò esclude gli strumenti che leggono le espressioni facciali o la voce dei dipendenti per dedurne coinvolgimento, stress o cordialità verso i clienti.

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Che cosa deve fare un datore di lavoro che utilizza IA HR ad alto rischio?

La maggior parte dei retailer sarà deployer di IA HR acquistata da fornitori di software. L'articolo 26 ne stabilisce gli obblighi, che si applicano ai sistemi dell'allegato III dal 2 dicembre 2027:

1. Usare il sistema secondo le istruzioni del fornitore, con misure tecniche e organizzative adeguate.
2. Affidare la sorveglianza umana a persone con le competenze, la formazione e l'autorità necessarie, e fornire loro supporto.
3. Controllare i dati di input quando è il datore di lavoro a fornirli, affinché siano pertinenti e sufficientemente rappresentativi rispetto alla finalità.
4. Monitorare il funzionamento e, se il sistema può presentare un rischio, informare il fornitore e sospenderne l'uso; segnalare gli incidenti gravi.
5. Conservare i log generati automaticamente sotto il controllo del datore di lavoro per almeno sei mesi, salvo che altre norme dispongano diversamente.
6. Informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati prima di mettere in servizio il sistema sul luogo di lavoro.
7. Informare candidati e dipendenti quando un sistema ad alto rischio prende o supporta decisioni che li riguardano.
8. Usare le informazioni del fornitore per svolgere una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati ai sensi del GDPR, ove richiesta.

Perché il rinvio al 2027 non significa aspettare?

L'AI Omnibus ha spostato gli obblighi dell'allegato III dal 2 agosto 2026 al 2 dicembre 2027. Gli avvocati giuslavoristi di Cuatrecasas avvertono che ciò non va interpretato come una pausa. L'articolo 22 del GDPR limita già le decisioni sui dipendenti basate unicamente su un trattamento automatizzato che producono effetti significativi, e diversi Stati membri riconoscono già ai rappresentanti dei lavoratori diritti di informazione sugli algoritmi. Il loro esempio: lo Statuto dei lavoratori spagnolo riconosce ai rappresentanti dei dipendenti il diritto di essere informati sugli algoritmi che incidono sulle condizioni di lavoro, e il Codice del lavoro portoghese contiene obblighi di informazione analoghi.

L'AI Act è inoltre una soglia minima. Gli Stati membri e i contratti collettivi possono fissare norme più severe per l'IA sul lavoro, e Cuatrecasas osserva che i contratti collettivi affrontano sempre più spesso il tema dell'IA. I retailer presenti in più paesi devono quindi aspettarsi differenze nazionali negli obblighi di consultazione, anche quando si applicheranno le norme armonizzate del regolamento.

Come dovrebbe prepararsi un retailer di moda?

Tre passi mettono un'azienda in una posizione difendibile ben prima di dicembre 2027:

• Inventario dell'IA HR. Includere le funzionalità integrate nei sistemi di applicant tracking, nella gestione della forza lavoro e nelle app di clienteling, non solo gli strumenti autonomi.
• Chiedere ai fornitori la classificazione. Richiedere al fornitore la sua valutazione sull'appartenenza del sistema all'allegato III, sulla finalità prevista e su quali log e documentazione metterà a disposizione.
• Integrare la sorveglianza nelle operazioni dei negozi. Decidere chi può ignorare una shortlist o una pianificazione dei turni generate dall'IA, come i candidati possono chiedere una revisione umana e come vengono formati gli store manager.

I picchi stagionali meritano particolare attenzione. Quando un retailer seleziona migliaia di candidati per il periodo delle festività, la tentazione di lasciare il ranking senza controllo è massima, e lo è anche il rischio di escludere sistematicamente determinati gruppi perché i dati storici sulle assunzioni riflettevano pregiudizi passati. Dati di input rappresentativi e una reale revisione umana sono sia requisiti di legge sia le tutele pratiche contro questo esito.

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E l'IA che si limita ad aiutare i manager?

Gli strumenti di assistenza, come la stesura di descrizioni delle posizioni o la sintesi delle note dei colloqui, in genere non figurano nell'allegato III perché non analizzano, filtrano o valutano essi stessi i candidati. Il confine è funzionale, non tecnico: se un manager si basa sull'output dello strumento per classificare le persone, l'uso può essere diventato ad alto rischio indipendentemente da come il fornitore lo commercializza.