Softwareauswahl (RFP) durchführen, ohne eine Saison zu verlieren
Ein strukturierter Auswahlprozess findet das richtige System und schützt den Verkaufskalender. Ein Leitfaden Schritt für Schritt für Modeunternehmen, die eine Ausschreibung durchführen.
DAS WICHTIGSTE Zusammenfassung der Redaktion
- Eine Softwareauswahl sollte bei Geschäftsergebnissen und Prozessen ansetzen, nicht bei einer Wunschliste von Funktionen.
- Eine fokussierte Shortlist und Demos nach Drehbuch mit eigenen Produkten und Szenarien der Marke zeigen weit mehr als allgemeine Präsentationen.
- Anforderungen sollten in Must-haves und Nice-to-haves priorisiert werden, wobei Mode-Spezifika wie Grössenmatrix, Saisons und Lieferfenster ausdrücklich getestet werden.
- Der Zeitplan muss vom Verkaufskalender rückwärts geplant werden, damit der Go-live nicht mit Orderphasen oder Lieferspitzen kollidiert.
- Referenzgespräche, Gesamtkosten über mehrere Jahre und der Implementierungsansatz des Anbieters zählen ebenso viel wie das Produkt selbst.
Eine Modemarke beschliesst, dass sie ein neues B2B-Ordersystem braucht. Das Projekt startet im Frühjahr, die Ausschreibung wächst auf Hunderte Fragen an, die Demos ziehen sich durch den Sommer, und der Vertrag wird genau dann unterschrieben, als die nächste Orderphase beginnt. Niemand hat Zeit für die Einführung, und der Go-live verschiebt sich um eine ganze Saison. So muss eine Softwareauswahl nicht ablaufen.
Was ist ein RFP, und wann lohnt es sich?
Ein Request for Proposal, also eine Ausschreibung, ist ein strukturierter Prozess, in dem ein Unternehmen seine Anforderungen beschreibt, ausgewählte Anbieter zur Offerte einlädt und deren Angebote nach einheitlichen Kriterien vergleicht. Der Aufwand lohnt sich für Systeme, die teuer, schwer ersetzbar oder zentral für den Betrieb sind, etwa ein ERP, PLM, PIM oder eine Wholesale-Verkaufsplattform. Für kleinere Werkzeuge genügt oft ein schlankerer Prozess mit einer kurzen Anforderungsliste und Testphasen.
Wie sollte der Prozess aufgebaut sein?
Eine gut geführte Auswahl hat klare Phasen, die jeweils mit einer Entscheidung enden. Eine typische Abfolge sieht so aus:
- Ergebnisse und Umfang definieren. Beschreiben Sie, was sich verbessern muss, etwa eine schnellere Re-Order-Abwicklung oder weniger Orderfehler, und welche Prozesse und Kanäle dazugehören.
- Ist- und Soll-Prozesse abbilden. Dokumentieren Sie, wie heute gearbeitet wird und wie es künftig funktionieren soll, einschliesslich der Ausnahmen.
- Priorisierte Anforderungen formulieren. Trennen Sie Must-haves von Nice-to-haves. Konzentrieren Sie die Liste auf das, was die Optionen unterscheidet.
- Den Markt sichten und eine Shortlist bilden. Grenzen Sie das Feld mit ersten Gesprächen oder einem Request for Information auf eine kleine Zahl ernsthafter Kandidaten ein.
- Das RFP versenden. Teilen Sie Kontext, Anforderungen, Integrationsbedarf, Zeitplan und Bewertungskriterien.
- Demos nach Drehbuch durchführen. Lassen Sie jeden Anbieter dieselben Szenarien mit den eigenen Daten der Marke zeigen.
- Referenzen prüfen und verhandeln. Sprechen Sie mit vergleichbaren Kunden, vergleichen Sie die Gesamtkosten und vereinbaren Sie die Konditionen der Implementierung.
- Entscheiden und die Implementierung planen, mit Terminen, die am Saisonkalender festgemacht sind.
Welche mode-spezifischen Anforderungen sollten getestet werden?
Allgemeine Anforderungslisten erfassen selten, was die Mode schwierig macht. Die Auswahl sollte die folgenden Punkte ausdrücklich testen, idealerweise in Demos statt in schriftlichen Antworten:
- Umgang mit Modellen, Farbstellungen und Grössenläufen, einschliesslich Grössenskalen nach Markt, Prepacks und Sortimentspacks.
- Saisons, Kollektionen, Carry-over-Modelle und mehrere Lieferfenster in einer Order.
- Kundenspezifische Sortimente, Preislisten, Währungen und Zahlungskonditionen.
- Prozesse für Pre-Order, Re-Order und Replenishment, einschliesslich Mindestmengen.
- Integration mit dem bestehenden ERP, PIM und, wo nötig, EDI mit Händlern.
- Benutzerfreundlichkeit für die tatsächlichen Nutzer, etwa Einkäufer, Handelsagenten, Merchandiser oder Kundendienst.
Wie sollten Anbieter bewertet werden?
| Kriterium | Was zu beurteilen ist | Wie es zu beurteilen ist |
|---|---|---|
| Funktionale Passung | Abdeckung der Must-have-Szenarien | Demos nach Drehbuch, bewertet durch die Nutzer |
| Integration | Passung zu ERP, PIM und Partneranbindungen | Technische Sessions, Prüfung der Dokumentation |
| Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz | Einfachheit für die täglichen Nutzer | Praktische Tests mit Schlüsselnutzern |
| Anbieter und Partner | Branchenerfahrung, Implementierungsansatz, Support | Referenzgespräche mit vergleichbaren Marken |
| Gesamtkosten | Lizenzen, Implementierung, Integration, interner Aufwand über mehrere Jahre | Strukturierter Kostenvergleich |
Die Bewertungen sollten von den Personen kommen, die die Szenarien gesehen haben, und unabhängig voneinander vor jeder Gruppendiskussion festgehalten werden. Das verringert den Einfluss des überzeugendsten Präsentators im Raum und macht es leichter, die endgültige Entscheidung im ganzen Unternehmen zu begründen.
Die Kriterien vor Beginn der Demos zu gewichten, hält die Bewertung ehrlich. Wird beispielsweise im Voraus vereinbart, dass funktionale Passung und Integration zusammen schwerer wiegen als der Preis, verhindert das kurzfristige Entscheidungen, die von einem Rabatt getrieben sind.
Wie schützt man den Verkaufskalender?
Die wichtigste Planungsregel lautet, von der Saison aus rückwärts zu planen. Bestimmen Sie die Phasen, in denen das Unternehmen keine Veränderung verkraften kann, typischerweise die Hauptorderphasen, Messen und Monate mit Lieferspitzen. Planen Sie dann den Go-live für ein ruhigeres Zeitfenster und berechnen Sie, wann der Vertrag unterschrieben sein muss, damit dieser Termin realistisch ist, einschliesslich Datenmigration, Integration, Tests und Schulung.
Dieselbe Ehrlichkeit verdient die Kapazität für die Implementierung. Die Schlüsselnutzer, die testen, Daten migrieren und Kollegen schulen müssen, sind meist dieselben Personen, die die Saison stemmen. Ihre Zeit im Plan zu reservieren und Routineaufgaben wo möglich abzugeben, macht oft den Unterschied zwischen einem Go-live, der hält, und einem, der sich verschiebt.
Es hilft auch, den Umfang des RFP zu begrenzen. Lange Fragebogen bremsen Anbieter und Bewertende gleichermassen und liefern oft Antworten, die alle Ja lauten. Ein fokussiertes Dokument mit relevanten Szenarien führt zu schnelleren und aussagekräftigeren Antworten.
Beziehen Sie schliesslich von Anfang an die Menschen ein, die das System nutzen werden. Vertriebsinnendienst, Handelsagenten, Key Account Manager und wo möglich einige vertraute Handelspartner können die Benutzerfreundlichkeit auf eine Weise beurteilen, wie es Projektteams nicht können. Eine Auswahl, die das Unternehmen mitträgt, wird weit eher termingerecht umgesetzt und liefert die Verbesserungen, die sie gerechtfertigt haben.
Häufige Fragen
Wie viele Anbieter sollten auf einer RFP-Shortlist stehen?
Eine kurze Shortlist, oft etwa drei Anbieter, erlaubt es, jeden Anbieter mit Demos nach Drehbuch und Referenzgesprächen gründlich zu bewerten. Längere Listen erhöhen den Aufwand, ohne die Entscheidung zu verbessern.
Sollten wir für die Softwareauswahl eine Beratung beiziehen?
Eine Beratung kann mit Marktkenntnis, Struktur und Verhandlungsführung helfen, besonders bei grossen Systemen wie einem ERP. Die Anforderungen und die endgültige Entscheidung sollten trotzdem bei der Marke liegen, denn sie muss mit dem Ergebnis leben.
Was ist der Unterschied zwischen einem RFI und einem RFP?
Ein Request for Information sammelt allgemeine Informationen über Anbieter und Produkte, um eine Shortlist zu bilden. Ein Request for Proposal verlangt von den Anbietern auf der Shortlist detaillierte Antworten, Preise und Implementierungspläne zu konkreten Anforderungen.
Eine Ausgabe an jedem Werktag. In fünf Minuten gelesen. Kostenlos für Branchenprofis.
