Che cos'è una fattura proforma nella moda?
Una fattura preliminare emessa prima della spedizione della merce, che indica prezzi, quantità e condizioni previsti, spesso utilizzata per pagamenti anticipati o per la dogana.
In breve
Una fattura proforma è un documento preliminare inviato a un buyer prima della consegna della merce. Elenca prodotti, quantità, prezzi, condizioni di consegna e di pagamento, così che il buyer possa organizzare pagamento, finanziamento o formalità di importazione, ma non viene registrata come vendita finché non viene emessa la fattura commerciale definitiva.
Come funziona nella pratica?
Dopo la conferma di un ordine il brand genera una fattura proforma dal proprio ERP o sistema ordini. Di solito riporta riferimento d'ordine, codici modello, taglie, prezzi unitari, sconti, costi di spedizione e imposte, se noti. Agli account nuovi o più rischiosi può essere chiesto di pagarla in tutto o in parte prima che la merce venga spedita. Nel commercio internazionale le fatture proforma accompagnano inoltre le spedizioni di campioni e supportano le dichiarazioni doganali, nelle quali va indicato un valore anche se la merce non viene venduta.
Perché è importante per le aziende di moda?
Le fatture proforma riducono il rischio di credito. Un brand può tutelarsi quando apre account con rivenditori o distributori sconosciuti in nuovi mercati, richiedendo il pagamento prima del rilascio della merce. Offrono inoltre ai buyer un documento chiaro per i propri processi di budget e approvazione. Dati proforma accurati evitano contestazioni successive, perché la fattura definitiva dovrebbe corrispondere a quanto concordato.
Come la sta cambiando l'IA?
Gli strumenti di automazione creano le fatture proforma direttamente dagli ordini confermati e le aggiornano quando cambiano le quantità. L'IA può verificare i documenti per individuare incongruenze, come prezzi non corrispondenti o codici doganali mancanti, prima che arrivino ai clienti o agli spedizionieri doganali. I modelli di credit scoring aiutano a decidere quali account debbano ricevere condizioni con proforma anziché un credito aperto, in base al comportamento di pagamento e a segnali esterni.
Errori frequenti
- Considerare una fattura proforma come fatturato nel reporting.
- Prezzi o quantità non aggiornati dopo modifiche all'ordine.
- Valori incoerenti tra proforma, fattura commerciale e documenti doganali.
- Periodi di validità poco chiari per i prezzi indicati.
Domande frequenti
Una fattura proforma è giuridicamente vincolante?
Viene generalmente considerata un preventivo o una conferma delle condizioni piuttosto che una fattura definitiva. Il documento commerciale vincolante è la fattura emessa alla spedizione, anche se le condizioni concordate restano valide.
Quando i brand di moda utilizzano le fatture proforma?
Tipicamente per i pagamenti anticipati di account nuovi o internazionali, per le operazioni con lettera di credito e per la spedizione di campioni o merci che richiedono un valore dichiarato per la dogana.