So nehmen Sie einen neuen Handelskunden digital auf: Kredit, Konditionen und Katalogzugang
Eine Abfolge für die Eröffnung eines neuen Wholesale-Kunden: Identitäts- und Bonitätsprüfung, Konditionen, dann Zugang zum richtigen Katalog und zu den richtigen Preisen.
DAS WICHTIGSTE Zusammenfassung der Redaktion
- Die digitale Aufnahme eines Handelskontos umfasst vier Stufen: Antrag und Identität, Bonitätsprüfung, kommerzielle Konditionen sowie Zugang zu Katalog und Preisen.
- Kreditlimite und Zahlungsbedingungen sind getrennte Entscheidungen: Die Bedingungen legen fest, wann die Zahlung fällig ist, während die Kreditlimite den offenen Saldo begrenzt.
- Netto 30, 60 und 90 Tage sind gängige Wholesale-Bedingungen, und längere Fristen binden das Betriebskapital der Marke in bereits versandter Ware.
- Konditionen, Limiten und Zahlungshistorie werden am besten in einem einzigen Kundenstamm geführt, typischerweise aus dem ERP synchronisiert, damit das Portal sie bei der Auftragserfassung durchsetzen kann.
- Incoterms, etwa jene der Ausgabe 2020 der ICC, sollten bei grenzüberschreitenden Lieferungen ausdrücklich vereinbart werden, da sie Kosten und Risiko zwischen Verkäufer und Käufer aufteilen.
Einen neuen Handelskunden digital aufzunehmen heisst, die Angaben des Händlers zu erfassen, seine Bonität zu prüfen, Konditionen zu vereinbaren und erst dann den Zugang zu einem Katalog mit den richtigen Preisen zu öffnen. Wer Kredit und Konditionen vor den Katalogzugang stellt, schützt die Marke davor, zu unsoliden Bedingungen zu liefern, und hält die Daten des Kontos in einem Datensatz. Die folgenden Schritte beschreiben eine typische Abfolge, kein bestimmtes Produkt.
Welche Angaben sollte der Antrag erfassen?
Ein Antragsformular sollte den Namen der Rechtseinheit und die Registerangaben, Rechnungs- und Lieferadressen je Standort, die Steuer- bzw. MWST-Nummer, die Kontaktpersonen für Einkauf und Kreditorenbuchhaltung sowie Typ und Vertrieb des Händlers (stationäre Läden, Online, Marktplätze) erfassen. Verlangen Sie Handelsreferenzen, wo die Richtlinie der Marke sie erfordert. Halten Sie das Formular kurz, denn jedes zusätzliche Feld bremst einen kaufbereiten Händler, überspringen Sie aber keine Felder, die das Finanzteam für Kredit und Rechnungsstellung braucht.
Wie wird die Bonität beurteilt?
Marken kombinieren in der Regel Angaben einer Wirtschaftsauskunftei oder eines Kreditversicherers, die Handelsreferenzen des Händlers und die eigene Zahlungshistorie der Marke. Der Überblick von RepSpark hält fest, dass manche Anbieter die Bonität von Händlern beurteilen, Zahlungsziele einräumen, die Marke im Voraus bezahlen und gegen Gebühr das Inkassorisiko übernehmen, während in anderen Konstellationen das ERP und das Finanzteam diese Entscheidungen verantworten und die Plattform sie nur durchsetzt und anzeigt. Diese Modelle haben unterschiedliche Kosten und Risiken, die Wahl sollte daher bewusst getroffen werden. KI-basierte Scoring-Tools gibt es, doch eine Kreditentscheidung sollte erklärbar und für eine Person überprüfbar bleiben.
Welche Konditionen und Limiten sollten festgelegt werden?
| Bedingung | Bedeutung | Überlegung |
|---|---|---|
| Netto 30, 60 oder 90 | Zahlung fällig eine bestimmte Anzahl Tage nach dem Rechnungsdatum | Längere Fristen binden das Betriebskapital der Marke |
| 2/10 Netto 30 | 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst fällig nach 30 Tagen | Auf das Jahr gerechnet teuer, wie RepSpark warnt |
| Monatsende | Die Zahlungsfrist beginnt am Ende des Rechnungsmonats | Die effektive Frist ist länger, als sie aussieht |
| Saisondatierung | Verlängerte Fristen, die an eine Saison gebunden sind, oft für Vorbestellungen | Stimmt die Zahlung auf die Verkaufssaison des Händlers ab |
| Kreditlimite | Maximal offener Saldo des Kontos | Getrennt von den Bedingungen selbst |
Vereinbaren Sie bei grenzüberschreitenden Konten auch die Lieferbedingungen. Die Incoterms 2020 der ICC legen fest, welche Aufgaben, Kosten und Risiken jede Partei bei der Lieferung der Ware vom Verkäufer zum Käufer trägt, einschliesslich des Zeitpunkts des Gefahrübergangs. Wird die gewählte Klausel in den Standardbedingungen des Kontos genannt, lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden.
Wie sollte der Katalogzugang geöffnet werden?
Sobald die Konditionen genehmigt sind, legen Sie das Konto und seine Standorte im System an, ordnen den richtigen Katalog (welche Produkte der Händler sehen darf) und die Preisliste zu und laden den Einkäufer ein. Konditionen, Kreditlimiten und Zahlungshistorie sollten im Kundenstamm liegen, typischerweise aus dem ERP synchronisiert, damit das Portal sie bei der Auftragserfassung anwendet und im Checkout Berechtigungsregeln ausführt. Ein neues Konto mit einer bescheidenen Kreditlimite und einem Review-Termin zu starten ist eine übliche Absicherung, wobei die Limite erhöht wird, sobald das Zahlungsverhalten beobachtet wurde.
Was sollte nach der Aufnahme geprüft werden?
- Der Einkäufer kann sich anmelden, sieht nur das vorgesehene Sortiment und die korrekten Preise.
- Eine Testbestellung berücksichtigt Mindestmengen, Case Packs und Kreditlimite.
- Rechnungsangaben, Steuereinstellungen und Lieferadressen sind korrekt.
- Die verantwortliche Person für das Konto und der Review-Termin für den Kredit sind erfasst.
- Der Händler weiss, an wen er sich für Bestellungen, Lieferung und Rechnungen wenden kann.
Welche Risiken und Kontrollen sollten vorhanden sein?
Die digitale Aufnahme beschleunigt die Kontoeröffnung und damit auch Fehler und Betrugsversuche. Die Kontrollen müssen nicht aufwendig sein. Prüfen Sie die rechtliche Identität und die Lieferadressen des Unternehmens, vergewissern Sie sich, dass die Kontaktperson zum Einkauf berechtigt ist, und eröffnen Sie keinen Kredit über eine bescheidene Startlimite hinaus, solange keine Zahlungshistorie besteht. Trennen Sie, wo möglich, die Aufgaben, sodass die Person, die dem Konto verkauft, nicht auch dessen Kreditlimite festlegt.
Der Überblick von RepSpark weist darauf hin, dass sich verspätete Wholesale-Zahlungen über 75 Tage hinaus erstrecken können und dass die manuelle Nachverfolgung von Konditionen mit wachsendem Bestellvolumen schlecht skaliert. Beides spricht dafür, Konditionen und Salden im System statt in einzelnen Tabellen zu führen und klare Prüfpunkte zu setzen: ein Datum zur Überprüfung der Kreditlimite und einen Auslöser wie eine versäumte Zahlung, der neue Bestellungen anhält.
- Prüfen Sie Rechtseinheit, Steuernummer und berechtigte Kontaktpersonen.
- Starten Sie mit einer vorsichtigen Limite und einem Review-Termin.
- Trennen Sie Verkaufs- und Kreditentscheidungen.
- Legen Sie fest, was bei einer versäumten Zahlung geschieht, und kommunizieren Sie es in den Konditionen.
- Halten Sie fest, wozu sich der Händler wann verpflichtet hat.
Auch der Datenschutz gilt: Der Antrag erfasst personenbezogene Daten von Einkäufern und teils von Eigentümern, daher sollte das Formular seinen Zweck nennen, und die Daten sollten nur so lange wie nötig aufbewahrt werden.
Wie können KI und Automatisierung helfen, ohne Entscheidungen zu übernehmen?
Automatisierung ist bei repetitiven Prüfungen am nützlichsten: Steuernummern validieren, fehlende Felder markieren, Adressen abgleichen und den Antrag an die richtige Freigabestelle leiten. Machine-Learning-Kredit-Scores werden mitunter zur Risikobewertung eingesetzt, sollten aber eine Kreditanalystin oder einen Kreditanalysten unterstützen statt ersetzen, besonders bei Neukunden mit wenig Historie. Jede automatisierte Ablehnung sollte einen Weg zur menschlichen Prüfung und eine Begründung haben, die sich dem Händler erklären lässt.
Ein sinnvolles Ziel ist, die einfachen Fälle zu automatisieren und Ausnahmen an eine Person weiterzugeben. Verfolgen Sie, wie viele Anträge unberührt durchlaufen, wie viele Klärung brauchen und wie viele abgelehnt werden, denn diese Zahlen zeigen, ob Formular und Regeln funktionieren.
- Automatisieren Sie Validierung, Weiterleitung und Erinnerungen.
- Halten Sie Kreditentscheidungen für eine Person überprüfbar.
- Protokollieren Sie den Grund für jede Genehmigung, Limite und Ablehnung.
- Messen Sie die Zeit vom Antrag bis zur ersten Bestellung.
Dokumentieren Sie den Aufnahmeweg als einfachen Ablauf, den Vertrieb, Finanzen und Kundenservice gleichermassen kennen: Antrag, Verifizierung, Kreditentscheid, Konditionen vereinbart, Konto angelegt, Katalog geöffnet, erste Bestellung. Wer weiss, wer das Konto in welcher Phase hält, verhindert, dass Anträge unbemerkt liegen bleiben, und gibt dem Händler eine klare Zeiterwartung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungsbedingungen und Kreditlimite?
Zahlungsbedingungen legen fest, wann eine Rechnung fällig ist, etwa netto 30. Eine Kreditlimite ist der maximale Saldo, den das Konto jederzeit schulden darf. Beides muss festgelegt werden.
Wie lange dauert die digitale Aufnahme eines Wholesale-Kunden?
Das hängt davon ab, wie schnell der Händler Angaben liefert und wie rasch die Bonität geprüft wird. Die Automatisierung von Formular und Prüfungen verkürzt sie, doch eine manuelle Kreditprüfung kann weiterhin der langsamste Schritt sein.
Sollte jeder neue Händler dieselben Konditionen erhalten?
Nicht zwingend. Konditionen unterscheiden sich oft nach Kontogrösse, Historie und Risiko, und ein neues Konto beginnt in der Regel mit vorsichtigeren Konditionen als ein etabliertes.
Brauche ich Incoterms für den inländischen Wholesale?
Incoterms sind für Kaufverträge einschliesslich des internationalen Handels konzipiert und für grenzüberschreitende Konten am relevantesten. Für inländische Konten genügen oft einfachere Lieferbedingungen.
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