Open-to-Buy erklärt: wie Modehändler ihren Einkauf budgetieren
Das Open-to-Buy zeigt einer Einkäuferin, wie viel Ware noch gekauft werden kann, ohne den Plan zu sprengen. So wird es berechnet, genutzt und häufig falsch angewendet.
DAS WICHTIGSTE Zusammenfassung der Redaktion
- Das Open-to-Buy ist das Einkaufsbudget, das für eine Periode übrig bleibt, nachdem geplante Umsätze, Markdowns, Ziel-Endbestand, Anfangsbestand und bereits erteilte Orders berücksichtigt sind.
- Geplante Einkäufe entsprechen geplantem Umsatz plus geplanten Markdowns plus geplantem Endbestand, abzüglich Anfangsbestand; vom Open-to-Buy werden bereits platzierte Orders abgezogen.
- Das Open-to-Buy sollte nach Liefermonat verfolgt und regelmässig neu prognostiziert werden, sobald Ist-Umsätze vorliegen.
- Wer einen Teil des Budgets für den Einkauf in der Saison zurückhält, kann Gewinnern nachkaufen, sofern Marken Re-Orders liefern können.
- Wer die Open-to-Buy-Position eines Händlers versteht, kann vieles im Verhalten von Einkäufern erklären, von gekürzten Orders bis zu Re-Order-Anfragen mitten in der Saison.
Jeder Ordertermin endet mit derselben Frage: Können wir uns das leisten? Das Open-to-Buy ist die Disziplin, die sie beantwortet. Es zeigt einer Einkäuferin, wie viel Ware für eine bestimmte Periode noch gekauft werden kann, ohne den geplanten Bestand des Unternehmens zu überschreiten. Gut umgesetzt schützt es Liquidität, Marge und Frische. Schlecht umgesetzt bleibt ein Händler entweder auf mehr Ware sitzen, als er zum vollen Preis verkaufen kann, oder ihm fehlen die Neuheiten, wegen derer die Kundschaft kommt.
Was ist Open-to-Buy?
Open-to-Buy (OTB) ist das Budget, das in einer bestimmten Periode, meist einem Monat, für den Wareneinkauf zur Verfügung steht, nachdem geplante Umsätze, geplante Markdowns, vorhandener Bestand und bereits erteilte Orders berücksichtigt sind. Es ist eine lebendige Zahl. Sie schrumpft, wenn Orders platziert werden, und verändert sich, wenn die Ist-Umsätze über oder unter Plan liegen.
Händler planen das OTB typischerweise nach Abteilung, Kategorie oder Warengruppe, manchmal auch nach Marke. Viele arbeiten zu Verkaufswerten, weil so auch die Umsätze geplant werden, und rechnen für Einkauf und Liquidität dann auf Einstandswerte um.
Wie wird das Open-to-Buy berechnet?
Die Standardformel geht vom Bestand aus, den ein Händler am Ende der Periode halten will:
Geplante Einkäufe = geplanter Umsatz + geplante Markdowns + geplanter Endbestand, abzüglich Anfangsbestand
Das Open-to-Buy entspricht dann den geplanten Einkäufen abzüglich aller bereits für Lieferung in dieser Periode erteilten Orders, meist als Bestellbestand bezeichnet.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Geplanter Umsatz | 100'000 |
| Plus geplante Markdowns | 10'000 |
| Plus geplanter Endbestand | 250'000 |
| Zwischensumme | 360'000 |
| Abzüglich Anfangsbestand | 240'000 |
| Geplante Einkäufe | 120'000 |
| Abzüglich Bestellbestand für den Monat | 90'000 |
| Verbleibendes Open-to-Buy | 30'000 |
In diesem Beispiel stehen der Einkäuferin für den Monat noch 30'000 zu Verkaufswerten zur Verfügung. Liegen die Umsätze über Plan, fällt der Endbestand tiefer aus als erwartet, und das OTB der Folgemonate steigt. Liegen sie unter Plan, baut sich Bestand auf, und das OTB muss gekürzt werden, oft durch Stornieren, Reduzieren oder Verschieben von Orders.
Warum ist Open-to-Buy in der Mode so wichtig?
Die Mode verbindet lange Vorlaufzeiten mit kurzen Verkaufsfenstern. Eine Einkäuferin bindet einen Grossteil der Saison Monate bevor die erste Kundin die Ware sieht, und unverkaufter Bestand verliert im Saisonverlauf rasch an Wert. Das OTB ist der Mechanismus, der diese frühen Zusagen mit dem Finanzplan verknüpft.
- Liquiditätssteuerung. Der Warenbestand ist meist der grösste Posten im Umlaufvermögen eines Händlers, und das OTB hält die Zusagen im finanzierbaren Rahmen.
- Margenschutz. Überkauf führt zu Markdowns; das OTB begrenzt dieses Risiko bereits beim Einkauf.
- Frische. Budget für spätere Lieferungen zu reservieren, sorgt dafür, dass über die ganze Saison neue Ware eintrifft.
- Verantwortlichkeit. Einkauf, Planung und Finanzen erhalten eine gemeinsame Steuerungsgrösse.
Wie halten Einkäufer Budget für den Einkauf in der Saison zurück?
Gängige Praxis ist, bei der Pre-Order nur einen Teil des OTB zu binden und den Rest für Entscheidungen in der Saison offen zu halten. Diese Reserve finanziert Re-Orders gut verkaufender Styles, schnell drehende Trendteile und opportunistische Käufe bei Marken mit verfügbarer Ware.
Wie viel zurückgehalten wird, hängt von der Kategorie und den verfügbaren Bezugsmöglichkeiten ab. Basics und Programmware mit verlässlicher Nachlieferung können näher am Bedarf gekauft werden. Saisonale Mode mit langen Vorlaufzeiten erfordert meist eine grössere Vorabzusage. Die Fähigkeit der Markenpartner, Re-Orders rasch ab Lager zu liefern, ist einer der Hauptfaktoren, die es einem Händler erlauben, mehr Budget offen zu halten.
Welche Fehler passieren beim Open-to-Buy häufig?
- Den Plan festlegen und nie überarbeiten. Das OTB ist nur nützlich, wenn es mit eingehenden Ist-Umsätzen neu prognostiziert wird, typischerweise wöchentlich.
- Den Bestellbestand ignorieren. Platzierte, aber noch nicht gelieferte Orders müssen abgezogen werden, sonst wird dasselbe Budget zweimal ausgegeben.
- Auf zu hoher Ebene planen. Eine gesunde Gesamtzahl kann eine überbestückte neben einer unterbestückten Kategorie verbergen.
- Umsatz ohne Rücksicht auf die Marge hinterherjagen. Zusätzliches Budget für margenschwache oder zu spät eintreffende Ware kann mehr schaden als nützen.
- Einkauf und Planung trennen. Einkäufer müssen ihre OTB-Position während der Ordertermine sehen, nicht erst danach.
Wie hängt das Open-to-Buy mit dem übrigen Geschäft zusammen?
Das OTB liegt an der Schnittstelle von Warenwirtschaftsplan, Sortimentsplan und täglichem Einkauf. Die Finanzabteilung setzt Umsatz- und Margenziele, die Planung übersetzt sie in Bestands- und Einkaufsbudgets, und der Einkauf verwendet diese Budgets für konkrete Styles, Farben und Grössen.
Für Vertriebsteams von Marken erklärt die OTB-Position eines Händlers vieles im Verhalten der Einkäufer: warum eine Order spät im Prozess gekürzt wird, warum mitten in der Saison Re-Order-Anfragen kommen, warum eine Einkäuferin eine frühe Lieferung ablehnt und warum Liefertermine ebenso wichtig sind wie das Produkt selbst. Eine Marke, die verlässliche Lieferungen und Verfügbarkeit in der Saison bieten kann, macht es Einkäufern leichter, ihr Budget mit Zuversicht auszugeben.
Häufige Fragen
Was ist Open-to-Buy im Handel?
Das Open-to-Buy ist die Warenmenge, die ein Händler für eine bestimmte Periode noch einkaufen kann, ohne seinen Bestandsplan zu überschreiten. Es wird aus geplanten Umsätzen, Markdowns, Ziel-Endbestand, Anfangsbestand und bereits erteilten Orders berechnet.
Wird das Open-to-Buy zu Einstands- oder zu Verkaufswerten berechnet?
Beides kommt vor. Viele Händler planen zu Verkaufswerten, weil die Umsatzziele so festgelegt werden, und rechnen dann für Einkauf und Liquiditätsmanagement mit der geplanten Marge auf Einstandswerte um.
Wie oft sollte das Open-to-Buy aktualisiert werden?
Die meisten Modehändler prognostizieren wöchentlich neu, auf Basis von Ist-Umsätzen und Wareneingängen. Ein Plan, der zu Saisonbeginn festgelegt und nie aktualisiert wird, verliert rasch seinen Wert als Steuerungsinstrument für den Einkauf.
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