Open-to-buy spiegato: come i retailer di moda pianificano il budget di acquisto
L'open-to-buy indica a un buyer quanto stock può ancora essere acquistato senza sforare il piano. Ecco come si calcola, come si usa e come viene spesso usato male.
IN SINTESI Sintesi della redazione
- L'open-to-buy è il budget di acquisto che resta per un periodo dopo aver considerato vendite pianificate, ribassi, stock finale obiettivo, stock iniziale e ordini già esistenti.
- Gli acquisti pianificati sono pari a vendite pianificate più ribassi pianificati più stock finale pianificato, meno lo stock iniziale; l'open-to-buy sottrae gli ordini già piazzati.
- L'open-to-buy va monitorato per mese di consegna e riprevisto regolarmente man mano che arrivano le vendite effettive.
- Trattenere parte del budget per gli acquisti in stagione consente ai retailer di inseguire i best seller, a condizione che i brand siano in grado di fornire i re-order.
- Comprendere la posizione di open-to-buy di un retailer spiega gran parte del comportamento dei buyer, dagli ordini ridotti alle richieste di re-order a metà stagione.
Ogni appuntamento di acquisto si chiude con la stessa domanda: possiamo permettercelo? L'open-to-buy è la disciplina che risponde. Indica a un buyer quanta merce può ancora essere acquistata per un dato periodo senza superare l'inventario pianificato dall'azienda. Se applicato bene, tutela liquidità, margine e freschezza dell'offerta. Se applicato male, lascia un retailer con più stock di quanto possa vendere a prezzo pieno oppure senza le novità per cui i clienti entrano in negozio.
Che cos'è l'open-to-buy?
L'open-to-buy (OTB) è il budget disponibile per l'acquisto di merce in un dato periodo, di solito un mese, dopo aver considerato le vendite pianificate, i ribassi pianificati, lo stock già disponibile e gli ordini già piazzati. È un numero vivo. Si riduce man mano che vengono piazzati ordini e cambia quando le vendite effettive risultano superiori o inferiori al piano.
I retailer pianificano tipicamente l'OTB per reparto, categoria o classe, e talvolta per brand. Molti lavorano a valore retail perché è così che si pianificano le vendite, per poi convertire a costo per gli acquisti e i flussi di cassa.
Come si calcola l'open-to-buy?
La formula standard parte dallo stock che un retailer vuole detenere alla fine del periodo:
Acquisti pianificati = vendite pianificate + ribassi pianificati + stock finale pianificato, meno stock iniziale
L'open-to-buy corrisponde quindi agli acquisti pianificati meno gli ordini già piazzati con consegna in quel periodo, generalmente indicati come stock in ordine.
| Voce | Importo |
|---|---|
| Vendite pianificate | 100.000 |
| Più ribassi pianificati | 10.000 |
| Più stock finale pianificato | 250.000 |
| Subtotale | 360.000 |
| Meno stock iniziale | 240.000 |
| Acquisti pianificati | 120.000 |
| Meno stock in ordine per il mese | 90.000 |
| Open-to-buy residuo | 30.000 |
In questo esempio illustrativo il buyer ha ancora 30.000 a valore retail da spendere per il mese. Se le vendite superano il piano, lo stock finale sarà più basso del previsto e l'OTB dei mesi successivi aumenta. Se le vendite restano indietro, lo stock si accumula e l'OTB deve essere ridotto, spesso cancellando, riducendo o posticipando ordini.
Perché l'open-to-buy conta così tanto nella moda?
La moda combina lead time lunghi e finestre di vendita brevi. Un buyer impegna gran parte di una stagione mesi prima che il primo cliente la veda, e lo stock invenduto perde rapidamente valore con l'avanzare della stagione. L'OTB è il meccanismo che collega questi impegni anticipati al piano finanziario.
- Controllo della liquidità. L'inventario è di solito il principale impiego di capitale circolante di un retailer, e l'OTB mantiene gli impegni entro ciò che l'azienda può finanziare.
- Tutela del margine. L'acquisto eccessivo porta a ribassi; l'OTB limita questo rischio al momento dell'acquisto.
- Freschezza. Riservare budget per le consegne successive assicura l'arrivo di nuovi prodotti nel corso della stagione.
- Responsabilità. Offre a buyer, planner e finanza un numero condiviso su cui misurarsi.
Come trattengono i buyer il budget per gli acquisti in stagione?
Una prassi comune consiste nell'impegnare solo una parte dell'OTB in fase di pre-order e mantenere il resto aperto per le decisioni in stagione. Questa riserva finanzia i re-order dei modelli che vendono, i capi di tendenza a rotazione più rapida e gli acquisti opportunistici da brand con stock disponibile.
Quanto trattenere dipende dalla categoria e dalle opzioni di approvvigionamento disponibili. Basic e linee continuative con riassortimento affidabile possono essere acquistati più vicino al momento del bisogno. La moda stagionale con lead time lunghi richiede di solito un impegno iniziale maggiore. La capacità dei brand partner di fornire rapidamente re-order da stock è uno dei principali fattori che consentono a un retailer di mantenere aperta una quota maggiore di budget.
Quali sono gli errori più comuni con l'open-to-buy?
- Definire il piano e non rivederlo mai. L'OTB è utile solo se viene riprevisto man mano che arrivano le vendite effettive, di norma ogni settimana.
- Ignorare lo stock in ordine. Gli ordini piazzati ma non ancora consegnati vanno sottratti, altrimenti lo stesso budget viene speso due volte.
- Pianificare a un livello troppo aggregato. Un totale sano può nascondere una categoria in eccesso di stock accanto a una sottodimensionata.
- Inseguire le vendite a prescindere dal margine. Il budget extra speso su stock a basso margine o in arrivo tardivo può fare più danni che benefici.
- Separare l'acquisto dalla pianificazione. I buyer devono vedere la propria posizione di OTB durante gli appuntamenti, non dopo.
Come si collega l'open-to-buy al resto dell'azienda?
L'OTB si colloca all'incrocio tra il piano finanziario della merce, il piano di assortimento e l'attività di acquisto quotidiana. La finanza fissa gli obiettivi di vendita e margine, i planner li traducono in budget di stock e di acquisto, e i buyer spendono tali budget su modelli, colori e taglie specifici.
Per i team commerciali dei brand, comprendere la posizione di OTB di un retailer spiega gran parte del comportamento dei buyer: perché un ordine viene ridotto nelle fasi finali del processo, perché compaiono richieste di re-order a metà stagione, perché un buyer si oppone a una consegna anticipata e perché le date di consegna contano quanto il prodotto stesso. Un brand in grado di offrire consegne affidabili e disponibilità in stagione rende più facile per i buyer spendere il proprio budget con fiducia.
Domande frequenti
Che cos'è l'open-to-buy nel retail?
L'open-to-buy è la quantità di merce che un retailer può ancora acquistare per un dato periodo senza superare il proprio piano di inventario. Si calcola a partire da vendite pianificate, ribassi, stock finale obiettivo, stock iniziale e ordini già piazzati.
L'open-to-buy si calcola a costo o a valore retail?
Si usano entrambi. Molti retailer pianificano a valore retail perché gli obiettivi di vendita sono fissati in questo modo, per poi convertire a costo, utilizzando il margine pianificato, per la gestione degli acquisti e dei flussi di cassa.
Con quale frequenza va aggiornato l'open-to-buy?
La maggior parte dei retailer di moda effettua una riprevisione settimanale, utilizzando vendite e ricevimenti effettivi. Un piano definito a inizio stagione e mai aggiornato perde rapidamente il suo valore come strumento di controllo degli acquisti.
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